02. Manajemen
Administrasi Perkantoran
Manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan
informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan
kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.
Pengertian
menurut para ahli
Ø
George R. Terry
Manajemen perkantoran adalah
perencanaan, pengendalian dan pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta
oenggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan.
Manajemen Perkantoran
dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.
Ø
Millis Geoffrey
Manajemen kantor
adalah seni membimbing personel kantor dalam
menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang
ditetapkan
Dengan demikian, pada pokoknya
manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan
petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau
kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada
umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk
pekerjaan perkantoran diantaranya:
§ mengetik
(typing)
§ menghitung
(calculating)
§ memeriksa
(checking)
§ menyimpan
warkat/arsip (filing)
§ menelepon
(telephoning)
§ menggandakan
(duplicating)
§ mengirim
surat (mailing)
§ dan
kegiatan lain.
Aspek-aspek manajemen perkantoran
Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi
rangkaian aktivitas antara lain:
§ Manajemen
dan pengarahan
§ Tata
laksana/penyelenggaraan
§ Pelaksana
secara efisien
§ Manajemen
§ Pengawasan
§ Pengendalian
dan pengawasan
§ Pengarahan
dan pengawasan
§ Pengarahan
§ Perencanaan,
pengendalian dan pengorganisasian
Faktor-faktor menurut Edwin
Robinson menyebutkan :
§ Pegawai
§ Material
perlengkapan
§ Persayaratan
§ Metode
Sedangkan fungsi-fungsi yang
terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal
yaitu :
§ Kepegawaian
perkantoran (office personel)
§ Metode
perkantoran (office methods)
§ Perlengkapan
perkantoran (office equipment)
§
Faktor-faktor
fisik dalam kantor (Physical factor)
§ Biaya
perkantoran (office costs)
§ Haluan
atau kebijakan perkantoran (office policies)
Perincian selengkapnya
mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey
meliputi :
§ ruang
perkantoran (office space)
§ komunikasi
(communications)
§ kepegawaian
kantor (office personnel)
§ perabotan
danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
§ peralatan
dan mesin (appliance and machine)
§ perbekalan
dan alat tulis (supplies and stationery)
§ metode
(methods)
§ tata
warkat (records)
§ kontrol
pejabat pimpinan (executive controls)
Tujuan
Tujuan manajemen perkantoran menurut
GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control,
yaitu :
§
Memberikan
semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal
itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
§
Memberikan
catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
§ Membantu
perusahaan memelihara persaingan.
§ Memberikan
pekerjaan ketatausahaan yang cermat
§ Membuat
catatan dengan biaya minimal
Kegiatan
Kegiatan manajemen administrasi
antara lain :
1.
Pengadministrasian seluruh kegiatan
2.
Menginventarisasi peralatan kantor
3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk
kepentingan manajemen.
4. Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah
untuk diakses oleh yang membutuhkan.